Faktura proforma – znaczenie i wykorzystanie w biznesie

Faktura proforma – znaczenie i wykorzystanie w biznesie

Po więcej informacji o tym, co oznacza faktura proforma skieruj się tu.

Wszyscy, którzy prowadzą przedsiębiorstwo, ale również i większość osób dokonujących zakupów online, otrzymali przynajmniej raz fakturę proforma. Nie każdy jednakże wie, czym rzeczywiście jest ten dokument i czym odróżnia się on od normalnej faktury.

Faktura proforma – dowód księgowy czy handlowy?

W języku łacińskim pro forma oznacza „dla przyzwoitości”, wobec tego raz za razem spotykamy się z tłumaczeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I w rzeczy samej, taka faktura nie jest dowodem księgowym, tym samym nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Zaleca się natomiast zostawić ją na przykład w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma powinna uchodzić raczej za dokument handlowy, będący formą propozycji jakiejś oferty. Nie jest potwierdzeniem zrealizowania usługi ani kupna artykułów, a więc w myśl przepisów ustawy o VAT nie powoduje następstw w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, ponieważ tyczy się usługi czy też sprzedaży, która jeszcze nie została wykonana, toteż warunki transakcji w niej opisane mogą nadal być zmodyfikowane.

Jak wygląda i kiedy nie wolno wydać faktury proforma?

Faktura proforma przypomina z wyglądu oraz posiada analogiczne dane co faktura VAT, czyli:

  • miejsce i datę jej wystawienia,
  • dane kontrahentów,
  • nazwę towarów czy też usług, stanowiących przedmiot transakcji (wespół z określeniem ich ilości, jednostek miary itd.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana także słownie,
  • informacja o kwocie uwzględnionych zniżek,
  • stawka i naliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
  • wskazanie terminu wniesienia opłaty,
  • wskazanie prognozowanej daty realizacji usługi czy też dostarczenia towaru.

By nie było żadnych trudności z odróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe, taką fakturę wystawca musi oznaczyć dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Należy również mieć na uwadze, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności dostarczenia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie można wystawić w przypadku, gdy klient wpłaci już przedpłatę czy też zapłaci w całości za przedmiot transakcji.